V době, kdy soudy řeší nedostatek administrativní kapacity, se u některých z nich začali potýkat s požadavkem na dodatečné převádění spisů do elektronické podoby za účelem jejich elektronické skartace. Konkrétně se to zatím týká soudů v obvodu Krajského soudu v Praze (KS). Proti tomu, aby nově museli notáři všechny papírové dokumenty pro soudy dodatečně skenovat, se již oficiálně ohradila Notářská komora v Praze.
Soudní spisy jsou vedeny v listinné podobě a rejstříky o těchto spisech elektronicky. Elektronicky je tedy třeba skartovat pouze tyto rejstříky, papírové spisy podléhají jiné formě skartace.
S novou povinností se však začaly potýkat některé soudy v obvodu KS v Praze. Soudy mají podle předsedy KS v Praze Ljubomíra Drápala nově převádět všechny papírové spisy do elektronické podoby, a to jen za účelem jejich následné elektronické skartace.
„Oblastní archivy po nás požadují, abychom papírové spisy převedli do elektronické podoby a vložili do jednotlivých rejstříků, ačkoliv na to nejsou uzpůsobeny ani kapacitou, ani svojí strukturou. Tím by bylo dosaženo stavu, že by spisy vedené v „papírové“ podobě se nacházely u soudů též v elektronické podobě (jako součást rejstříků). Dokud to nebude provedeno, odmítají elektronickou skartaci,“ sdělil České justici předseda KS v Praze Ljubomír Drápal s tím, že pro samotný výkon soudnictví není takový požadavek vůbec zapotřebí.
Některé soudy již ovšem začaly „novinku“ aplikovat v praxi a například po notářích požadují, aby již veškeré písemné dokumenty zasílaly soudům také v elektronické podobě.
Notáři požadavek odmítají
Na konkrétní případ u Okresního soudu v Benešově (OS) již reagovala Notářská komora v Praze. Ta se obrátila oficiálním dopisem na předsedu soudu s tím, že takový požadavek notáři odmítají a soudy si mají listiny převádět do elektronické podoby samy. Podle komory totiž představa, že notáři budou dokumenty skenovat, a na soudu je někdo bude ukládat, neodpovídá pojmu elektronický spis. Stav, kdy by spis byl paralelně veden v listinné i v elektronické podobě, podle Komory neodpovídá ani platným právním předpisům, neboť v každé věci je podle vyhlášky o jednacím řádu pro okresní a krajské soudy možné vést pouze jediný spis. Ten by musel být tvořen elektronicky od samého počátku a v příslušném informačním systému, nikoli následně vyhotovováním jeho dodatečné kopie například skenováním.
Že by tato nová konkrétní povinnost pro soudy vzešla z požadavku oblastních archivů ale odmítl ve vyjádření pro Českou justici ředitel Státního oblastního archivu v Praze Karel Koucký.
„Povinnost převádět listinné dokumenty soudů (notářů resp. všech ostatních veřejnoprávních původců) do elektronické podoby neexistuje, tedy min. v oblasti práva upravujícího povinnosti řádného vedení spisové služby. Tím nevylučuji, že nemůžou existovat lokální, např. resortní, interní předpisy, které se touto problematikou zabývají,“ uvedl pro Českou justici Koucký.
Jistě, pane ministře
„Obecným problémem soudů je ovšem fakt, že je elektronické skartační řízení dlouhodobě blokováno stávajícím systémem eSSL (systém elektronické spisové služby, v případě soudů tuto funkci plní el. rejstříky), jenž technicky neumožňuje toto řízení provést. Abychom si rozuměli, prováděla by se elektronická skartace nad listinnými dokumenty, které jsou zaevidovány v eSSL (v rejstřících),“ vysvětlil Koucký a naznačil tak možnou příčinu celého problému.
I podle předsedy KS Ljubomíra Drápala se totiž celý problém vyznačuje chaotičností, když se liší informace o elektronické skartaci jak z MSp, tak i z jednotlivých oblastních archivů.
„Od roku 2012 platí zákon o Spisové službě a archivnictví, který určuje, v jaké podobě se mají spisy odevzdávat. V této věci ministerstvo podniká dílčí kroky ke splnění pravidel, aby archivu odevzdávalo spisy a archiválie ve formátech, které se blíží zákonnému formátu. Samozřejmě přihlíží k tomu, aby soudům odpadla zbytečná administrativa a náročnost. V současné době již testujeme dílčí řešení s organizacemi v resortu,“ sdělil k věci mluvčí ministerstva spravedlnosti Vladimír Řepka. Toto testování má podle Řepky spočívat „primárně v ověření procesu předávání listinných spisů, včetně elektronických rejstříkových dat, tj. metadat o rejstřících a spisech“.
„Pokud by elektronická skartace na soudech měla vypadat tak, že zaměstnanci soudů by nad rámec svých pracovních povinností skenovali listinné spisy jen proto, aby tyto elektronické verze spisů byly obratem skartovány, pak česká státní správa co do absurdity předčila představivost tvůrců legendárního seriálu ‚Jistě, pane ministře‘. Pevně doufám, že jde jen o špatný vtip,“ reagoval pro Českou justici místopředseda Nejvyššího soudu Petr Šuk.
Petr Dimun
