Poslední novelizace zákoníku práce je krok správným směrem. Změny ale nejsou dostatečné k tomu, aby se digitalizace pracovního práva mohla dál bezproblémově rozvíjet. Na kulatém stolu České justice a Ekonomického deníku „Digitalizace pracovního práva“ to řekl Josef Donát, partner advokátní kanceláře ROWAN LEGAL.
Digitalizace pracovního práva odstartovala v roce 2005. Klíčová je v této oblasti úroveň elektronického podpisu a doručování důležitých dokumentů. Kromě taxativně vyjmenovaných úkonů lze v pracovním právu použít všechny úrovně elektronického podpisu.
Podle zákona existují čtyři úrovně: elektronický podpis, zaručený elektronický podpis, zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu pro elektronický podpis a kvalifikovaný podpis – ten je z hlediska evropské právní úpravy nejlepší a kombinuje více stupňů ověření. „Jsou nekonfliktní dokumenty a potenciálně konfliktní dokumenty. Možná až pro 99 procent nekonfliktních dokumentů v rámci pracovního práva stačí základní elektronický podpis. Konfliktní dokumenty bývají až ve chvíli, když chcete coby zaměstnavatel někoho vyhodit, zrušit mu místo a podobně,“ uvedl ve své úvodní prezentaci Josef Donát.
Písemnosti týkající se vzniku, změn a skončení pracovního poměru nebo dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, odvolání z pracovního místa vedoucího zaměstnance, důležité písemnosti týkající se odměňování, jimiž jsou mzdový výměr (§ 113 odst. 4) nebo platový výměr (§ 136) a záznam o porušení režimu dočasně práce neschopného pojištěnce (dále jen „písemnost“), musí být doručeny zaměstnanci do vlastních rukou. Stejné je to u upozornění na možnost výpovědi pro porušování pracovní povinností nebo u výzvy k odstranění neuspokojivých pracovních výsledků. Mezi „konfliktními“ dokumenty stále zůstává mzdový výměr, což je podle Donáta chybou.
Výjimka je uvedena v §334 – 336 zákona č. 262/2006 Sb. Zákoníku práce. Jde například o výpověď z pracovního poměru. Pokud by se ukázalo, že je kvůli neplatnému elektronickému podpisu neplatná, přinese to zaměstnavateli riziko finančních kompenzací. „Hrozí pokuty od Inspektorátu práce a také víme, že Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ) nemá rád biometriku ve svých rozhodnutích. Z pohledu IT právníka vnímám, že vždycky musíte mít podloženo, kdo dokument podepsal. Při podpisu biometrickým sign padem jde o stejnou úroveň, jako když se podepíšete na bílý list papíru,“ varoval Donát s tím, že ztotožnit v takovém případě lze pouze člověka, který poskytl podpisový vzor. Za uchovávání otisků klientů zaplatila v roce 2019 Hello bank! pokutu od ÚOOÚ čtvrt milionu korun. Znalci u soudních sporů jsou při ztotožňování osoby schopni vygenerovat desítky podobných podpisů, které byly použity v rámci státní správy.
Zákon říká, že když si při provozu podniku ukládáte dokumenty a chráníte je proti změnám, tak máte důkazní domněnku spolehlivosti u soudu. „Pokud mají korporace důvěryhodný archiv, většinou důkazní břemeno u soudu ustojí. Druhá taková fantastická věc z pohledu důkazů jsou datové schránky,“ uvedl advokát. O výhodách datových schránek v rámci problematiky zákoníku práce již na České justici vyšel první text z kulatého stolu. Datové schránky lze pro doručování využívat nejen ve státní správě, ale i mezi firmami a fyzickými osobami.
V další části prezentace se Donát věnoval poslední novele zákoníku práce a úpravě doručování. Nynější úprava preferuje elektronický způsob doručení. Zaměstnavateli je možné elektronicky doručovat vždy, zaměstnanec může poskytnout písemný odvolatelný souhlas (ne dohodu), společně s „vlastní“ elektronickou adresou pro doručování. Uznávaný el. podpis již není požadován na potvrzení, ale je stále požadován na dokument. Potvrzení o doručení po 10 dnech „mlčení“ nahrazuje fikcí doručení v poštovním styku (i např. v e-mailu).
Podmínky pro digitalizaci přívětivé nejsou
Současné podmínky pro využívání digitálních kanálů v zákoníku práce nejsou podle viceprezidenta společnosti Vodafone Jana Kloudy příliš přívětivé. „Kromě vyšší úrovně podpisu je velkou překážkou zpětné potvrzení zaměstnance, že dokument obdržel. To v případě těch konfliktních dokumentů nepřipadá v úvahu,“ uvedl. Podle něj je problémem dvojkolejnost. Ne všichni mají datové schránky nebo elektronický podpis. Proto se v pracovních vztazích musí udržovat jak digitální, tak papírová forma komunikace. Možnost komunikovat se zaměstnancem emailem nebo rozšíření spektra nekonfliktních dokumentů je podle něj krok správným směrem.
Většina korporátů dnes podle Kloudy využívá k náboru a ke komunikaci se zaměstnanci interní počítačové systémy. „Korporace našeho typu mají interní informační systémy, kde se uchovává obrovské množství informací od docházky, historie odměňování, dovolené a podobně. Toto jsou systémy, které se samozřejmě také dají využít k doručování. Velmi by to usnadnilo komunikaci mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem,“ nastínil viceprezident společnosti Vodafone, kam by se podle něj měly ubírat změny legislativy. „Když doručujete někomu, kdo nechce dopis přijmout, posíláte další zaměstnance přes půl republiky, aby se ho pokusili doručit,“ dodal, že s takovými případy mají ve Vodafonu zkušenosti. Je proto podle něj třeba lépe upravit způsob doručování pracovně právních dokumentů a zavést fikci doručení.
Podle předsedy ústavně právního výboru Senátu a daňového poradce Tomáše Goláně je namístě legislativně zjednodušit doručování písemností v pracovním právu. „Daňový řád to má nastavené tak, že vlastně doručeno fikcí a ještě vám je to hozeno do schránky,“ řekl na kulatém stolu.
Příklad například z Estonska, kde je člověku hned po narození státem přidělena emailová adresa, bychom si mohli vzít podle předsedy ústavně právního výboru Poslanecké sněmovny Radka Vondráčka. „Tam ale mají téma rozšíření digitalizace jako evangelium a věří tomu. My Češi to máme naopak,“ uvedl.
Mohlo by vás zajímat
Podle generálního ředitele společnosti OKsystem Vítězslava Cimla, která dodává interní systémy stovkám zaměstnavatelů například ve mzdové oblasti je tlak zaměstnavatelů na digitalizaci pracovního práva, ale panují obavy z možných soudních sporů, které v této souvislosti mohou vyplynout. „Digitalizace by měla nás zbavovat formulářů a dokumentů a vůbec by dokumenty neměly vznikat. K tomu ale samozřejmě potřebujeme vědět, kdo pracuje u počítače, kdo u něj kliká, kdo dělá rozhodnutí a zadává data,“ připomněl.
Na změny v digitalizaci zákoníku práce, které slibují evropské směrnice, které ČR musí implementovat, se těší ředitel společnosti výkonný ředitel Bankovní identita Marek Růžička. „Protože kromě těch identitních služeb postavených na bankovních identitě je naším produktem i BankID SIGN. Tedy zaručený podpis by měl být v legislativě určený jako opravdu zaručený podpis. Nicméně vycházíme z toho, že je to kombinace konkrétní zaručené identity se samotným podpisem?“ uvedl.
Text: Eva Paseková
Foto: Radek Čepelák
Kulatý stůl České justice a Ekonomického deníku na téma Digitalizace pracovního práva se konal za laskavé podpory OKbase – SW řešení pro digitalizaci HR procesů od společnosti OKsystem a.s..
