Ministr vnitra navrhl odložit účinnost novely zákona o elektronizaci postupů orgánů veřejné moci, co se týče spisové služby. Podle důvodové zprávy nebyla povinnost připravena, obsahovala rizika a hrozily soudy a arbitráže. Různé povinnosti veřejné správy vykonávat spisovou službu v atestovaných systémech se posunou v čase. Postup atestačního střediska zveřejní ministerstvo do 31. ledna 2023. K atestacím před červencem 2023 se nepřihlédne.
Návrh ministra vnitra schválila na svém jednání vláda 26. ledna 2022.
Původní novela počítala od 1. února 2022 s novými pravidly: „Ta předpokládají, že od 1. února 2022, respektive v případě již existujících veřejnoprávních původců po uplynutí přechodného období budou veřejnoprávní původci (zejména stát, územní samosprávné celky a další části veřejného sektoru) povinni vykonávat spisovou službu v elektronických systémech spisové služby, kterým byl udělen atest,“ uvádí se v důvodové zprávě.
Dodavatelé mají systém za zásadní riziko
„Atestaci elektronických systémů spisové služby si mají zajistit jejich dodavatelé, přičemž proces atestace zabezpečuje buď externí atestační středisko pro elektronické systémy spisové služby určené Ministerstvem vnitra, případně samo Ministerstvo vnitra,“ shrnuje důvodová zpráva situaci.
Povinnost vykonávat spisovou službu v atestovaných elektronických systémech se týká státu, územně správních celků a „veřejného sektoru“, tedy například všech obcí v ČR nebo bezpečnostních sborů či orgánů činných v trestním řízení, ale také integrovaného záchranného systému.
Podle ministerstva vnitra se nová pravidla dostala do novely pozměňovacím návrhem bez diskuse s původci spisové služby a s dodavateli elektronických systémů spisové služby. „Druzí z uvedených hodnotí atestaci elektronických systémů spisové služby jako zásadní riziko jak z pohledu výkonu spisové služby a celkové úrovně správy dokumentů ve veřejné správě, tak i z hlediska možných soudních sporů či arbitráží,“ stojí doslova v odůvodnění kroku ministra vnitra.
Neexistují atestované systémy, povinnost je nesplnitelná
Za riziko a překážku plnění jejich role označili dodavatelé samotný právní rámec atestace spisové služby. Proto je podle ministra na místě jeho revize.
„V první řadě může být aplikačním problémem fakt, že u nových veřejnoprávních původců, tedy těch, kteří vzniknou od 1. února 2022 včetně, vzniká povinnost vykonávat spisovou službu v atestovaných elektronických systémech spisové služby od 1. února 2022, respektive od okamžiku jejich vzniku. To však do doby, kdy reálně nejsou k dispozici žádné atestované elektronické systémy spisové služby, není splnitelné,“ uvádí se doslova v odůvodnění návrhu odložit některá ustanovení novely.
Podle ministerstva vnitra je „diskutabilní i stejná účinnost zákazu nabízení nebo dodávání neatestovaných elektronických systémů spisové služby veřejnoprávním původcům adresovaného dodavatelům elektronických systémů spisové služby a ostatních pravidel atestace“. „Dodavatelům elektronických systémů spisové služby se tak do doby, kdy získají pro své produkty atest, uzavírá podstatná část trhu, uvádí dále v odůvodnění ministerstvo vnitra.
„V souvislosti s odložením účinnosti pravidel atestace elektronických systémů spisové služby je potřeba také ekvivalentně odložit účinnost povinnosti vykonávat spisovou službu v elektronické podobě v atestovaných elektronických systémech spisové služby, a to i ve vztahu k eventuálně nově vzniklým veřejnoprávním původcům,“ uvádí dále ministerstvo vnitra.
Peníze uhrazené za atestaci dostanou objednatelé zpět
Posun je nutný z toho důvodu, že nevykonává-li veřejnoprávní původce dosud spisovou službu v elektronické podobě či ji sice vykonává, avšak jeho elektronický systém spisové služby nezíská atest, je potřeba získat (zpravidla na základě veřejné zakázky) a implementovat atestovaný elektronický systém spisové služby, vysvětluje ministerstvo.
Ministerstvo navrhuje v rámci odložení nové termíny účinnosti různých povinností různých institucí. Sobě si pak stanovuje zveřejnit postup atestačního střediska do konce ledna příštího roku. „Ministerstvo vnitra stanoví a ve Věstníku Ministerstva vnitra zveřejní postup atestačního střediska pro elektronické systémy spisové služby (dále jen „atestační středisko“) při provádění atestace elektronického systému spisové služby (dále jen „atestace“), podmínky provádění atestace a výši úplaty za provedení atestace do 31. ledna 2023,“ zní toto ustanovení návrhu ministra vnitra.
„K atestacím provedeným atestačním střediskem před 1. červencem 2023 se nepřihlíží. Úplatu za atestaci, kterou uhradil objednatel atestačnímu středisku v souvislosti s objednávkou uvedenou v bodě 6 nebo atestací uvedenou v bodě 7, atestační středisko vrátí objednateli,“ stojí doslova v návrhu.
Úplný návrh je zde.
Irena Válová
